Comment créer une équipe collaborative et cohésive au bureau et à distance ?

“Seuls, nous pouvons faire si peu ; ensemble, nous pouvons faire beaucoup.” Helen KELLER

Qu'est-ce que la collaboration en équipe ?

La collaboration en équipe est le processus par lequel les membres travaillent ensemble de manière coordonnée et synergique pour atteindre un objectif commun, en partageant leurs compétences, leurs idées et leurs ressources.

Alors quel est le principe du travail collaboratif ?

Le principe du travail collaboratif repose sur l'interdépendance des membres de l'équipe, qui s'engagent à communiquer efficacement, à coopérer et à contribuer collectivement à la réalisation réussie des projets ou des tâches assignées.

Compétences clés pour une collaboration efficace

La collaboration efficace repose sur un ensemble de compétences essentielles qui permettent aux individus et aux équipes de travailler harmonieusement vers un objectif commun. Tout d'abord, la communication claire et ouverte est fondamentale, car elle facilite le partage d'informations, la résolution de problèmes et la prise de décisions concertées. De plus, la capacité d'écoute active est cruciale pour comprendre les perspectives des autres membres de l'équipe et favoriser un climat de confiance et de respect mutuel. La collaboration nécessite également des compétences interpersonnelles solides, telles que la capacité à travailler en équipe, à travailler ensemble, à négocier, à résoudre les conflits et à donner et recevoir des feedbacks de manière constructive. Par ailleurs, la flexibilité et l'adaptabilité sont importantes pour s'ajuster aux besoins changeants de l'équipe et de l'organisation. Enfin, la collaboration efficace requiert souvent des compétences techniques spécifiques liées au domaine de travail, ainsi qu'une aptitude à utiliser efficacement les outils et les technologies de collaboration. En développant ces compétences clés, les individus et les équipes peuvent maximiser leur potentiel collaboratif et atteindre des résultats exceptionnels.

Point essentiel : Activités d'entraînement pour renforcer les compétences collaboratives

Voici quelques activités d'entraînement qui peuvent vous aider à former une équipe collaborative.

• Séances de résolution de problèmes en groupe :Encouragent la communication, la prise de décision collective et la créativité.
• Simulations de situations de travail réelles :Permettent aux équipes de s'exercer dans des contextes variés et d'acquérir de l'expérience pratique.
• Jeux de rôles et exercices de construction d'équipe :Mettent l'accent sur le développement des relations interpersonnelles, de la confiance et du soutien mutuel.
• Ateliers de feedback :Offrent l'opportunité de pratiquer l'écoute active, la communication constructive et la gestion des conflits.
• Projets collaboratifs réels :Impliquent les membres de l'équipe dans des tâches concrètes, favorisant ainsi l'application et le renforcement des compétences collaboratives dans un environnement professionnel.

En participant régulièrement à ces activités d'entraînement, les individus et les équipes peuvent développer progressivement des compétences collaboratives solides qui les aideront à atteindre leurs objectifs de manière efficace et harmonieuse. L'équipe de Luckiwi serait ravie de vous soutenir à travers des formations sur ces sujets.

Outils pour faciliter la collaboration dans son équipe :

Pour favoriser une collaboration efficace au sein de votre équipe, l'utilisation d'outils numériques spécialisés est essentielle. Les plateformes de gestion de projet telles que LUCKiwi offrent une vue d'ensemble des tâches assignées, permettant une organisation transparente et une répartition équitable des responsabilités. Les outils de communication comme Microsoft Teams facilitent les échanges en temps réel, encourageant la communication instantanée et la résolution rapide des problèmes. Pour le stockage de fichiers, des solutions cloud telles que Google Drive ou Dropbox assurent un accès sécurisé aux documents partagés, favorisant la collaboration à distance et la synchronisation des fichiers. Enfin, les outils de collaboration sur documents comme Luckiwi Notes, Google Docs ou Microsoft Office Online permettent à plusieurs membres de l'équipe de travailler simultanément sur un même document, en temps réel, favorisant ainsi la création collaborative et l'efficacité du travail d'équipe. En intégrant ces outils numériques dans votre flux de travail, vous pouvez stimuler la productivité et renforcer la cohésion au sein de votre équipe.

Vous trouverez ci-dessous quelques conseils et astuces qui peuvent aider les gestionnaires à créer une équipe collaborative et cohésive.

Travailler ensemble au bureau :

Travail en collaboration dans un espace de bureau partagé :

De nos jours, les espaces de travail partagés deviennent de plus en plus populaires pour collaborer ensemble. Ils ont plusieurs effets positifs qui contribuent à favoriser la collaboration, à améliorer l'intelligence collective et la cohésion d'équipe.

Par exemple, ils favorisent l'interaction face à face entre les membres de l'équipe et facilitent la collaboration entre eux.

Bien sûr, ces espaces partagés peuvent être bruyants, mais heureusement, des solutions existent ; qui aident à réduire le bruit. En général, un espace partagé contribue à créer un environnement de travail meilleur.

Si une entreprise souhaite concevoir ses espaces de bureaux partagés, il peut être judicieux d'impliquer les employés dans la décoration ou l'aménagement de ces espaces. Les managers peuvent même en profiter pour faire des activités de cohésion d'équipe en encourageant les employés à ajouter leur touche personnelle aux bureaux. Après tout, ces personnes passent plus de 8 heures par jour au bureau, il vaut mieux donc de faire de cet endroit un bon milieu pour travailler, discuter et se détendre.

Manger avec les collègues a un impact sur le travail en collaboration :

Faut-il que les employeurs encourager leurs employés à déjeuner ensemble ?

À mon avis, l'une des meilleures méthodes pour renforcer la cohésion entre les membres de l'équipe est de passer plus de temps ensemble pendant le déjeuner. Ce moment permet de mieux connaitre ses collègues au-delà du contexte professionnel.

Les employeurs peuvent encourager les équipes à manger ensemble ou à partager un verre après le déjeuner. En revanche, ils ne doivent pas leur mettre aucune pression, car certains employés ont besoin de cette pause pour se ressourcer, se reposer et recharger leur énergie pour mieux attaquer l'autre moitié de la journée.

Enfin, les managers doivent aussi de temps en temps manger avec leurs équipes, afin de mieux les connaitre et aussi pour créer une bonne relation avec eux.

Travailler ensemble en télétravail :

En raison du changement climatique, de l'embouteillage sur les routes ou de la pandémie du COVID19, nombreuses sont les entreprises qui ont adopté le travail à distance et qui ont été obligés d'accélérer leur passage au télétravail. Désormais, le télétravail devient le mode normal de travail pour plusieurs personnes.

Comme toujours dans la vie, tout ce qui est nouveau apporte plusieurs opportunités, mais aussi de nombreux défis. Parmi ces défis, nous notons celui en lien avec la cohésion et la collaboration des équipes.

Alors, comment font les entreprises pour créer et maintenir la cohésion et la collaboration entre les équipes ?

Collaborer ensemble à travers des outils collaboratifs numériques. :

Aujourd'hui, les entreprises mettent à disposition de leurs équipes plusieurs outils pour simplifier la communication entre elles, les aider dans l'organisation de leur travail ou leur faciliter la réalisation des comptes-rendus. Si les équipes partagent le même lieu de travail, les managers peuvent les encourager à utiliser des outils qui facilitent l'interaction et le dialogue entre elles. Par exemple, les équipes peuvent utiliser des outils visuels comme le KANBAN pendant leurs réunions quotidiennes. Ces outils vont leur faciliter le partage de l'information et le suivi de l'avancement des tâches. Les entreprises peuvent aussi faire appel à des outils qui mettent la communication, l'interaction des équipes et la co-construction au centre.

En revanche, si les équipes travaillent à distance, les entreprises peuvent utiliser des outils digitaux, qui grâce à l'évolution technologique, ceux-ci sont de plus en plus puissants et intuitifs pour simplifier la communication, le partage de l'information et la collaboration entre les équipes.

Outils de gestion de projets numériques :

Quelle que soit la localisation géographique des membres des équipes et leurs fuseaux horaires respectifs, Il existe de nombreux outils numériques comme LUCKiwi qui les aident à suivre l'état d'avancement de tous leurs projets d'une manière instantanée.

De plus, ces outils de gestion de projet peuvent proposer plusieurs méthodes qui s'adaptent aux besoins des équipes et qui les aident dans leurs projets et/ou programmes.

Ainsi, les managers peuvent choisir des outils qui conviennent le mieux aux besoins de leurs équipes pour accroître l'efficacité, la transparence, la collaboration et la cohésion entre elles.

Outils de communication numériques :

Les organisations (entreprises, secteur public, associations…) devraient encourager leurs équipes, à utiliser des outils de visioconférence pour discuter ensemble et des outils de chats pour s'envoyer des messages instantanés à la place des e-mails. Ces outils de communication en ligne permettent de fluidifier l'interaction entre les membres des équipes.

Les managers peuvent également motiver leurs équipes à faire des pause-café une habitude, soit en face à face ou à travers la visioconférence afin de renforcer les relations entre les équipes.

Autres astuces pour améliorer la cohésion et la collaboration entre les équipes :

Quel que soit le mode de travail adopté par les entreprises, il est important que les équipes partagent les mêmes valeurs avec leur entreprise. Les managers doivent garder la transparence dans leurs communications avec leurs équipes et ils doivent les encourager à faire de même. Les managers doivent aussi définir avec les membres de leurs équipes des objectifs clairs à atteindre.

Il est également essentiel de féliciter les équipes lorsqu'elles réussissent et de les récompenser collectivement afin d'éviter la compétition entre elles et de renforcer leur cohésion et leur collaboration.

De plus, il est nécessaire de faire des activités de groupe pour améliorer la cohésion des équipes. Si un employeur décide de créer une entreprise 100% en mode télétravail, je pense qu'il est important d'allouer du budget pour des activités qui réunissent les équipes dans un lieu commun au moins une fois par an pour leur permettre de se connaitre et de se rencontrer en personne et pas uniquement en mode virtuel.

Enfin, je pense qu'il est aussi important que les chefs des équipes soient des facilitateurs. Dans ce cas, ils doivent suivre des indicateurs de performance de leurs équipes, comme par exemple : la météo de leurs équipes, afin d'identifier rapidement toutes difficultés ou conflits entre les membres des équipes et les aider à les surmonter.

Avez-vous envisagé le management collaboratif ?

Le management collaboratif est un style de gestion où les responsabilités et les décisions sont partagées entre les membres d'une équipe ou d'une organisation. Contrairement aux approches traditionnelles où l'autorité est centrée sur un seul individu ou un petit groupe de dirigeants, le management collaboratif favorise la participation active de tous les membres de l'équipe dans le processus décisionnel et la résolution des problèmes. Il repose sur des valeurs telles que la confiance, la transparence, la responsabilité partagée et le respect mutuel. Dans un environnement de management collaboratif, les managers agissent souvent comme des facilitateurs plutôt que des décideurs directs, encourageant le travail d'équipe, la communication ouverte et la collaboration entre les membres de l'équipe pour atteindre des objectifs communs.

Article rédigé par Sara MOUDRIK HORN