Comment peut-on gérer son temps efficacement à l'aide d'outils de gestion du temps ?

Nous avons souvent entendu le proverbe qui dit que "le temps, c'est de l'argent", pourtant ça arrive à la plupart d'entre nous de ne pas bien gérer le temps et de devoir par conséquent faire des heures supplémentaires après les heures du travail pour finir certaines tâches.

Probablement, me direz-vous et alors, où est le problème de travailler plus d'heures, si nous devons terminer certaines tâches et pourquoi est-il nécessaire de bien gérer le temps ?

Nous vivons dans un siècle reconnu comme étant le siècle connecté où tout est accéléré et chaque minute est comptée. De plus, le temps est une ressource rare et tout le monde dispose du même temps, alors certaines personnes savent le gérer judicieusement, tandis que d'autres la gaspillent.

Par conséquent, les plus productifs tirent profit de chaque instant et savent apporter le plus de valeur ajoutée à soi et à leurs entourages, alors que les autres qui procrastinent et gaspillent cette ressource peuvent se sentir déprimés et inefficaces.

Il est donc primordial de bien savoir gérer son temps et mieux encore de le gérer d'une manière efficace, car cela apporte des gains financiers et également une satisfaction et une fierté de soi.

Bonne nouvelle, il existe plusieurs méthodes qu'on peut utiliser pour améliorer la gestion de notre temps.

Dans cet article, je vais vous présenter trois méthodes qui pourraient vous aider à mieux gérer votre temps et surtout à bannir certaines expressions comme « ouf, j'ai encore ces tâches à faire et je dois les terminer pour aujourd'hui » ou « je n'ai pas réussi à faire ce travail ou à lire ce livre par manque de temps » …

Commençons par la définition de la gestion du temps.

Qu'est-ce que la gestion du temps ?

La gestion du temps est une compétence essentielle qui implique l'organisation et la planification de la manière dont on divise son temps entre différentes activités. Une bonne gestion du temps permet d'augmenter l'efficacité et la productivité, tout en réduisant le stress, en garantissant que l'on maximise l'utilisation de chaque minute de la journée. Elle comprend l'établissement de priorités, la définition d'objectifs clairs, et la mise en place de méthodes pour suivre et contrôler le temps consacré à des tâches spécifiques. Cela inclut également l'adaptation aux interruptions et aux imprévus de manière flexible tout en maintenant le focus sur les résultats souhaités. En pratique, la gestion du temps se traduit souvent par l'utilisation d'outils et de techniques tels que des agendas, des listes de tâches, des applications de suivi du temps et des stratégies de planification, tous conçus pour optimiser la productivité personnelle et professionnelle.

Pour bien gérer son temps, il est nécessaire de définir des objectifs clairs.

Comment faire pour bien gérer son temps ?

Pour réussir une bonne gestion du temps, il est essentiel d'adopter une approche structurée et consciente. Commencez par définir clairement vos objectifs à court et à long terme, et assurez-vous qu'ils soient spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et temporellement définis (SMART).Voici un article qui peut vous aider à mieux comprendre la méthode SMART.

Priorisez vos tâches en fonction de leur importance et de leur urgence, et utilisez des outils de planification comme des agendas ou des applications dédiées pour organiser vos activités quotidiennes. Établissez des blocs de temps pour des tâches spécifiques, tout en laissant des plages horaires ouvertes pour les imprévus. Évitez le multitâche, qui peut diminuer la qualité du travail et l'efficacité, et prenez des pauses régulières pour maintenir un niveau élevé de concentration. Enfin, évaluez régulièrement vos méthodes de gestion du temps et ajustez-les selon vos besoins pour améliorer continuellement votre efficacité et atteindre vos objectifs plus efficacement.

Voici quelques méthodes pour mieux gérer votre temps.

Les trois méthodes à connaitre pour mieux gérer son temps :

Méthode 1 : ALPEN

Cette méthode d'origine allemande est préconisée pour une gestion d'une journée de travail efficace.

Elle a été créée par l'allemand Lothar J. Seiwert pour aider les personnes à mieux organiser et gérer leurs journées.

Cette technique préconise de planifier les tâches identifiées sur uniquement les 60% du temps mis à disposition de chaque personne. Les 40 % du temps restants sont à garder pour la gestion des imprévus.

Concrètement, comment faut-il appliquer cette méthode de gestion de temps ?

Chaque jour devrait être marqué par une organisation des tâches à réaliser sur des durées réalistes. Pour cela, la méthode ALPEN préconise de respecter 5 étapes :

• A – Alle Aufgaben : il faudrait lister toutes les tâches connues de la journée à réaliser, en d'autres termes il est nécessaire d'identifier sa to-do list.
• L – Länge : il faudrait estimer la durée de chaque tâche à réaliser. Bien entendu, cette durée devrait être réaliste.
• P – Pufferzeit : il faudrait identifier les plages horaires à respecter pour effectuer chaque activité. Comme pour la 2ème étape, les plages horaires devraient également être réalistes.
• E – Entscheidungen : une fois toutes les tâches sont listées, il est nécessaire de les trier pour identifier si certaines pourraient être déléguées ou reportées.
• N – Nachkontrolle : cette dernière étape permet de faire le bilan du statut d'avancement de la journée, pour mieux prévoir les activités pour le lendemain.

Méthode 2 : la matrice d'Eisenhower

Cette méthode qui a pour objectif de prioriser les tâches à faire en fonction de leur urgence et de leur importance, a été développée à partir d'une citation de Dwight D. EISENHOWER, le 34ème président des États-Unis.

La citation dit : « Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important ».

Concrètement, à quoi ressemble cette matrice et comment peut-on l'appliquer pour mieux gérer son temps ?

Cette méthode classe les tâches selon 2 axes : urgence et importance. Elle permet ainsi d'identifier celles à réaliser, à planifier, à déléguer ou à supprimer de sa to do list (cf. matrice ci-dessous) :

Méthode 3 : la loi de PARETO

La loi de PARETO ou la règle des 80 -20, est une loi créée par Vilfredo PARETO, ingénieur, sociologue et économiste italien.

Cette loi démontre que 80% des résultats/impacts les plus significatifs sont le produit de 20% des causes, et uniquement 20% des résultats sont la conséquence de 80% d'effort. Cette loi peut s'appliquer à tous les domaines : gestion de projets, gestion de temps, environnement, finance…

Pour l'appliquer dans la gestion de temps afin de gagner en productivité, il est important de savoir prioriser ses activités de chaque journée de travail.

Pour cela, il est conseillé de prioriser les tâches en réfléchissant résultat vs effort à fournir, ainsi démarrer sa journée de travail avec les actions ayant 80% d'effet positif et de valeur ajoutée et de laisser en fin de journée les activités avec uniquement 20% d'impact.

La bonne application de cette technique nécessite également de savoir dire non aux tâches non essentielles ou de savoir les déléguer s'il est nécessaire de les réaliser.

Alors, quels outils utilise-t-on pour la gestion du temps ?

Dans l'univers des outils de gestion du temps, notre application Luckiwi se distingue par sa capacité à suivre le temps de manière efficace et intuitive. Spécialement conçue pour répondre aux besoins des professionnels modernes, y compris l'industrie, Luckiwi offre des fonctionnalités avancées pour le suivi et l'analyse du temps passé sur diverses tâches. Cette application permet non seulement de mesurer la productivité mais aussi d'identifier les zones d'efficacité et les opportunités d'amélioration. Grâce à une interface utilisateur soignée et des intégrations multiples, Luckiwi s'intègre parfaitement dans le quotidien des professionnels, facilitant une gestion du temps plus précise et proactive.

Il y a 5 principes qui peuvent vous aider à bien maîtriser la gestion du temps.

Quels sont les 5 principes majeurs de la gestion du temps ?

Les cinq principes majeurs de la gestion du temps offrent un cadre pour améliorer la productivité et l'efficacité dans toutes les sphères de la vie. Premièrement, la planification est cruciale; elle implique de définir des objectifs clairs et de répartir le temps de manière stratégique pour les atteindre. Deuxièmement, la priorisation permet de distinguer les tâches essentielles des moins importantes, en se concentrant sur ce qui génère le plus de valeur. Troisièmement, la délégation efficace des responsabilités est indispensable pour maximiser les ressources disponibles et réduire la surcharge de travail. Quatrièmement, l'établissement de limites est nécessaire pour défendre son temps contre les interruptions et les distractions, garantissant ainsi une concentration ininterrompue sur les tâches prioritaires. Enfin, le principe de la réflexion et de l'ajustement invite à examiner régulièrement ses méthodes de travail et à les ajuster en fonction des résultats et des feedbacks, pour une optimisation continue de la gestion du temps. Ces principes, lorsqu'ils sont appliqués de manière cohérente, peuvent transformer radicalement la manière dont on gère son temps et ses obligations.

Dans cette dernière partie de l'article, nous examinerons la gestion du temps au travail.

Comment s'organiser au travail ?

S'organiser au travail est essentiel pour augmenter l'efficacité et réduire le stress. Pour y parvenir, il est recommandé de commencer chaque journée par établir une liste de tâches prioritaires. Cette liste doit être réaliste, prenant en compte le temps disponible et les délais imminents. Utiliser des outils numériques tels que des applications de gestion de projet ou des calendriers partagés peut aider à visualiser les échéances et à coordonner les efforts avec les collègues. Il est également important de maintenir un espace de travail ordonné, car un environnement propre et organisé favorise une meilleure concentration. Définir des périodes de travail ininterrompues, souvent appelées blocs de temps, permet de se consacrer entièrement à une tâche sans distraction. Enfin, prendre le temps de revoir et d'ajuster quotidiennement son organisation en fonction des résultats obtenus et des imprévus permet de rester flexible et efficace.

Conclusion :

Comme déjà mentionné au début de l'article, il existe plusieurs méthodes qui aident les gens à gérer leur temps d'une manière plus efficace, mais quel que soit la méthode choisie, il est indispensable d'être disciplinée pour réussir à mieux en tirer profit.

Article rédigée par Sara MOUDRIK HORN