Pourquoi le rôle d'un chef de projet est important ?

Est-ce que vous vous êtes déjà demandé pourquoi le rôle d'un chef de projet est importante ?

Beaucoup de gens peuvent penser que la gestion de projets est une tâche facile et qu'elle est à la portée de tout le monde.

Dans ce cas, pourquoi une organisation devrait-elle confier la gestion de ses projets à des chefs de projets internes ou externes ? Après tout, avoir un chef de projet peut coûter cher…

Tout d'abord, la gestion de projets signifie plus qu'un suivi d'un planning et d'un budget. Elle ne signifie pas uniquement le pilotage d'un projet du début à la fin afin de livrer son résultat (produit et/ou service) dans le respect du délai, du budget et du périmètre projet, mais elle veut aussi dire une vision alignée de toutes les parties prenantes du projet (clients, sponsors, fournisseurs, les équipes projet et l'équipe du support) afin de couvrir l'ensemble de ses exigences, ses enjeux, ses risques et contraintes.

Voici quelques raisons pour lesquelles la gestion de projets par un chef de projet est nécessaire et importante :

Savoir communiquer et interagir avec autrui :

Avez-vous déjà vu une équipe de football réussir sans un leader ? Avez-vous déjà vu un bateau voyager sans capitaine ? Cette logique est aussi vraie pour la gestion de projets.

Dans tous les projets, l'interaction et la communication avec autrui (équipe projets ou toute personne faisant partie de l'écosystème projets) sont des activités qui prennent le plus de temps aux chefs de projets. Dans ce cas, savoir communiquer et être un bon leader sont des atouts indispensables chez un chef de projet.

Pour réussir un projet, un bon chef de projets devrait savoir leader des équipes, il devrait être capable d'identifier des objectifs clairs et il devrait aider son équipe à rester concentrés sur leurs activités et sur les résultats attendus. Il devrait également s'assurer que chaque personne de son équipe connaît exactement ses responsabilités. Enfin, il devrait être capable de travailler avec toutes les parties prenantes et partager une vision claire avec elle.

Assurer que tout le monde soit aligné :

C'est une autre raison pour laquelle la gestion de projets est importante. Un chef de projet devrait aider à aligner la vision de tout le monde concernant le résultat attendu des projets avec la stratégie, les objectifs et la vision de son organisation. Il devrait aussi aider son équipe à être sur la même longueur d'onde.

Afin que toutes les parties prenantes soient alignées, un chef de projet doit être facilitateur, bon communicant, ambassadeur et capable d'adapter son langage aux jargons et vocabulaires de son public.

Un chef de projet doit également s'assurer que la valeur ajoutée du projet sera alignée avec la stratégie commerciale de son organisation.

Gérer les contraintes internes et externes :

La gestion de projets est importante parce qu'elle garantit que toutes les contraintes sont sous contrôle.

Un chef de projet passe son temps à gérer des contraintes internes et/ou externes, telles que la maîtrise des coûts, le respect du planning, de la qualité attendue et du périmètre projet ainsi que la gestion des changements.

Assurer le contrôle des coûts :

Les chefs de projet surveillent en permanence les coûts afin de veiller au respect du budget alloué.

Les chefs de projet essaient d'identifier tous les risques qui pourraient impacter le coût de leurs projets. Ils essaient aussi de trouver des moyens pour éviter les dépassements du budget. Pour cela, ils définissent des actions qu'ils mettent en œuvre, comme par exemple : négocier avec les parties prenantes pour éviter de travailler sur des tâches impertinentes.

Au cas où un projet coûterait plus cher que ce qui a été prévu, les chefs de projet justifient les besoins supplémentaires et n'hésitent pas à négocier un budget supplémentaire auprès des sponsors.

Assurer le contrôle du planning :

Aujourd'hui, nous vivons dans un monde où la concurrence est de plus en plus intense. Cette compétition met souvent les projets sous pression. Par conséquent, cela risque d'impacter négativement l'ambiance de l'équipe projet. Pour une bonne ambiance pendant la réalisation du projet, les chefs de projet planifient un planning raisonnable et pilotent son suivi afin de livrer le produit / service nécessaire dans les temps et sous de bonnes conditions.

La gestion de projets est importante, car les chefs de projet peuvent influencer les facteurs qui entraînent des retards, ainsi respecter les délais annoncés dans le planning. Par exemple : ils peuvent demander à leurs équipes de prioriser les activités critiques à forte valeur ajoutée et de laisser à la fin voire de laisser tomber les tâches inutiles. Ils peuvent anticiper le manque, l'absence ou le départ de certaines ressources en demandant aux sponsors d'avoir plus de ressources au bon moment. Ils peuvent également aider leurs équipes à trouver des solutions aux défis, contraintes et problèmes rencontrés pour respecter les délais fixés de la livraison.

Assurer le contrôle de la qualité :

Pour répondre aux besoins des sponsors et satisfaire les clients, la gestion de projets est importante, car, les chefs de projet s'assurent de la qualité des produits ou des services, qui sont à livrer.

Pendant chaque phase de réalisation, les chefs de projet incluent des étapes de tests pour vérifier que ce qui a été réalisé est conforme à ce qui a été demandé et répond aux attentes.

Assurer le contrôle du périmètre et la gestion des changements :

Ces deux concepts sont liés l'un à l'autre. Les chefs de projet pilotent en permanence le statut des projets et gèrent les changements qui pourraient impacter leurs périmètres.

Les activités requises pour respecter le périmètre du projet et piloter les changements sont nécessaires, car, elles aident les parties prenantes, y compris les membres de l'équipe, à rester concentrés sur ce qui est attendu comme résultat pour assurer la réussite du projet. Il est donc nécessaire que les chefs de projet doivent aider leurs équipes à respecter le périmètre des projets, ils doivent aussi s'assurer que leurs équipes livrent un produit ou un service complet et qui répond aux attentes. Au cours du cycle de vie d'un projet, des changements peuvent arriver. Les chefs de projet se mettent prêts à les accueillir, soit, en anticipant leur arrivée ou en s'adaptant rapidement à leur présence, lorsque ceux-ci semblent pertinents et permettent d'améliorer la satisfaction clients.

Inspecter et adapter :

Les chefs de projet cherchent à apprendre en permanence et ils sont tournés vers les actions et vers les résultats.

Les chefs de projet tirent des leçons de chaque expérience réussie ou pas de leurs projets. Ils n'hésitent pas à organiser des sessions de retour d'expérience, de rétrospectives ou d'inspection et d'adaptation. Pendant ces sessions, ils listent les choses qui ont bien fonctionné afin de les conserver, ils identifient les choses qui devraient être faites différemment pour les projets futurs et listent les erreurs et les pratiques qui devraient être arrêtées. Enfin, les chefs de projet doivent consacrer une partie du budget pour célébrer la réussite du projet et féliciter leurs équipes pour le travail réalisé.

Conclusion :

Pour conclure, la gestion de projets est très importante et nécessaire pour toute organisation qui gère des projets.

Ne pas avoir des chefs de projet peut causer un échec, un surcoût ou un retard des projets. La gestion de projets est importante, car les chefs de projet aident les équipes à rester motivées et concentrées sur ce qu'elles savent faire pour apporter une valeur ajoutée et une satisfaction clients à travers le produit ou le service qui sera livré.

Article rédigé par Sara MOUDRIK HORN