Pourquoi rédiger un compte-rendu de réunion ?

Les réunions ; considérées comme un moyen de communication et de collaboration nécessaires pour faire avancer les projets, faire parler les participants et prendre des décisions ; sont de plus en plus inévitables au travail.

À la fin de chaque réunion, un compte-rendu devrait être envoyé à toutes les personnes concernées y compris les absents et les excusés.

Pour envoyer un compte-rendu, il faudrait d’abord le rédiger, or plusieurs personnes peuvent considérer cette tâche comme étant chronophage, ainsi ils peuvent résister à la réaliser en se demandant quel intérêt à faire des comptes-rendus des réunions.

Quelle utilité de faire des comptes-rendus ?

Il existe de nombreuses bonnes raisons de rédiger des comptes-rendus de réunions. Voici quelques-unes :

Un compte-rendu sert de référence. On peut s’y référer pour se rafraîchir la mémoire de ce qui avait été arrêté lors de la réunion.

• Un compte-rendu permet de garder une trace écrite de tout ce qui avait été dit ou acté par les participants lors de la réunion.
• Un compte-rendu sert de base pour préparer la réunion suivante.
• Un compte-rendu sert de canal de communication. Il permet d’informer les personnes qui ont été absentes ou les excusées de la réunion des décisions prises, ainsi toute personne concernée par le sujet discuté lors de la réunion, n’aura pas le sentiment d’avoir raté quelque chose et pourra suivre en toute quiétude l’avancement du sujet concerné, et saura exactement ce qui est attendu de sa part et de la part de ses collègues.

Quelles sont les informations clés à inclure dans un compte rendu de réunion ?

Un compte rendu de réunion est un document crucial qui résume les discussions et les décisions prises lors d'une réunion. Voici les informations clés à y inclure :

1. Informations de base :
   • Date, heure et lieu : Indiquez quand et où la réunion s'est tenue.
   • Participants : Liste des personnes présentes et éventuellement des absents.
   • Animateur ou président de la réunion : Nom de la personne qui a dirigé la réunion.
2. Ordre du jour :
   • Sujets discutés : Résumez les points de l'ordre du jour et les sujets abordés.
3. Détails des discussions :
   • Résumé des discussions : Fournissez un aperçu des principales discussions, en incluant les différents points de vue exprimés.
   • Questions soulevées : Mentionnez les questions importantes qui ont été posées et par qui.
4. Décisions prises :
   • Actions décidées : Notez toutes les décisions prises pendant la réunion, y compris les actions à entreprendre, les responsables de ces actions et les échéances.
5. Points d’action :
   • Assignations : Qui doit faire quoi, avec des détails spécifiques sur les tâches assignées.
   • Délais : Dates butoirs pour chaque action ou projet.
6. Documents de support :
   • Documents discutés ou présentés : Faites référence à tous les documents, présentations ou autres supports utilisés ou mentionnés pendant la réunion.
7. Prochaines étapes et dates de suivi :
   • Prochaine réunion : Date et lieu de la prochaine réunion, si applicable.
   • Points à suivre : Sujets à discuter ou à finaliser lors de la prochaine réunion.
8. Remarques et observations finales :
   • Commentaires supplémentaires : Ajoutez toute remarque qui pourrait être pertinente pour la compréhension du compte rendu ou pour les archives.

En intégrant ces éléments, votre compte rendu sera complet et fournira une trace écrite claire et utile pour tous les participants et ceux qui n’ont pas pu assister.

Comment rédiger un bon compte-rendu de réunion ?

Un bon compte-rendu doit être synthétique, clair et structuré.

Il doit transcrire objectivement et d’une manière fidèle le déroulement de la réunion, tout en mettant en avant les éléments essentiels tels que les actions prioritaires identifiées et les différentes décisions prises.

Pour cela, il est conseillé de :

• Rédiger le compte-rendu pendant la réunion ou immédiatement après la fin de celle-ci.
• Si vous optez pour une rédaction du compte-rendu après la fin de la réunion, pensez à prendre des notes afin de ne rien oublier.
• A cet égard, il y a des astuces pour vous aider à tout enregistrer, comme les enregistrements des réunions via teams ou d’autres applications de visio-conférence si la réunion est à distance ou via votre dictaphone en cas de réunion en présentiel. Quel que soit la solution choisie, il est conseillé d’informer les participants de l’enregistrement de la séance.
• Utiliser une trame de compte-rendu et pré-remplisser la avec les noms des participants, le lieu et l’heure de la réunion ainsi que l’ordre du jour pour gagner du temps dans la rédaction.
• Séparer la liste des informations, décisions et actions identifiées.
• Concernant la liste d’informations, rappeler tous les points informatifs discutés pendant la réunion.
• En ce qui concerne la liste des décisions, reporter fidèlement la liste des décisions prises lors de la réunion et rappeler pour chaque décision le/les décideur(s).
• Au sujet de la liste des actions, rappeler les actions identifiées et indiquer les noms des porteurs ainsi que les échéances souhaitées.
• Inclure dans le compte-rendu des liens ou des captures-écran de tout document de travail utilisé pendant la réunion afin de permettre aux participants de s’y référer si besoin. Par exemple, rajouter des liens vers des cartes mentales (mind mappings) réalisés pendant la session, des fichiers ou des images de tableau de bord partagés avec les participants…

Voici un exemple d’un compte rendu clair et structuré :

Comment choisir le bon outils pour vos compte rendus de réunion ?

Lorsqu'il s'agit de rédiger et de gérer des comptes rendus de réunion, choisir le bon outil est essentiel pour garantir efficacité et organisation. LUCKiwi se distingue comme une solution idéale pour les professionnels cherchant à optimiser cette tâche. Ce système centralisé facilite grandement la recherche et le stockage des comptes rendus, car tout est sauvegardé de manière sécurisée dans le cloud. Plus de soucis de perte de données : vos informations importantes sont toujours à portée de main, accessibles de n'importe où via Internet. En outre, LUCKiwi intègre des fonctionnalités avancées, telles que la possibilité d'ajouter des graphiques directement depuis notre outil de gestion de projet, enrichissant ainsi vos comptes rendus avec des données visuelles pertinentes. Un autre avantage significatif est la capacité d'exporter vos comptes rendus en format PDF, permettant une distribution et un partage aisés tout en maintenant un formatage professionnel. Avec LUCKiwi, vous bénéficiez d'une multitude d'avantages qui rendent la gestion des comptes rendus non seulement plus simple mais aussi plus complète.

Télécharger le modèle de compte rendu

Conclusion :

Pour conclure, vous savez désormais l’utilité de la rédaction d’un compte-rendu. Vous pouvez donc préparer votre trame de compte-rendu pour vos prochaines réunions.

Article rédigé par Sara MOUDRIK HORN