Optimisez votre gestion de projet grâce à l'outil Structure de Découpage de Projets (SDP/WBS/OTP) : découpez vos tâches efficacement
Qu’est-ce que la SDP, connu également sous l’appellation WBS ou encore OTP en gestion de projet ?
La structure de découpage de projet (SDP) également appelée organigramme des tâches du projet (OTP), et mieux connue sous le nom en anglais, «Work Breakdown Structure » (WBS) est un organigramme et une méthode de gestion de projet utilisée pour décomposer un projet en sous-tâches plus petites et plus gérables. La WBS est représentée sous la forme d'une structure hiérarchique où chaque niveau représente une étape spécifique dans la réalisation du projet.
La SDP peut être utilisée pour organiser les tâches, définir les responsabilités et les délais, identifier les jalons clés et suivre l'avancement du projet. Dans la gestion de projet la SDP est destinée aux chefs de projet, leur permettant de mieux comprendre la complexité du projet, de décomposer les tâches en étapes gérables, de planifier efficacement et de communiquer plus clairement avec les membres de l'équipe et les parties prenantes.
Quels sont les avantages de la WBS en gestion de projet ?
La WBS (Work Breakdown Structure) offre plusieurs avantages en gestion de projet, notamment :
Décomposition des tâches: la WBS permet de décomposer un projet en tâches plus petites et plus gérables, ce qui facilite la planification, l’organisation, la coordination et la réalisation des activités du projet.
Meilleure compréhension du projet: la WBS aide à mieux comprendre la structure et les relations entre les différentes tâches du projet.
Communication améliorée: la WBS facilite la communication entre les membres de l'équipe du projet et les parties prenantes en fournissant une vue d'ensemble claire et structurée du projet et des objectifs à atteindre.
Suivi: la décomposition des livrables en sous-livrables permet d'identifier les jalons clés du projet, ce qui facilite le suivi de l'avancement du projet et permet de s'assurer que le projet est sur la bonne voie.
Gestion des risques: la WBS permet d'identifier les risques potentiels, permettant aux chefs de projet de mieux anticiper les problèmes potentiels et de prendre des décisions préventives.
Les deux visages de la structure de découpage (WBS) : Livrables et phases en gestion de projet
En gestion de projet, les structures de découpage (WBS) se déclinent en deux types principaux : basées sur les livrables et basées sur les phases.
Structure de découpage basée sur les livrables (WBS) :
Cette méthode organise les tâches du projet autour des résultats finaux ou des livrables à atteindre. Cette structure hiérarchique décompose la portée du projet en composants gérables alignés sur les produits finaux souhaités. Elle est idéale pour les projets avec des objectifs bien définis et des résultats tangibles. Exemple : Si vous organisez une fête d'anniversaire, vos livrables pourraient inclure des invitations, des décorations, de la nourriture et des divertissements. Chacun de ces éléments devient une catégorie, ensuite décomposée en tâches plus petites.
Structure de découpage basée sur les phases (WBS) :
Cette méthode divise le projet en phases ou étapes distinctes, avec des tâches regroupées dans chaque phase. Cette approche convient aux projets à long terme ou complexes, où les activités progressent à travers différentes étapes ou jalons. Exemple : Pour un projet de rénovation de maison, les phases pourraient inclure la planification, la démolition, la construction et les touches finales. Chaque phase contient les tâches nécessaires pour compléter cette étape. En utilisant le type de WBS approprié en fonction de la nature et des exigences du projet, les gestionnaires de projet peuvent efficacement organiser les tâches, allouer les ressources et suivre les progrès, menant finalement à une exécution réussie du projet.
Les différents niveaux de la WBS
La Work Breakdown Structure (WBS) est une méthode de gestion de projet qui consiste à décomposer un projet en tâches plus petites et plus gérables. La WBS est souvent représentée sous la forme d'une hiérarchie de niveaux, qui permet de mieux comprendre la structure et les relations entre les différentes tâches du projet. Voici les 3 niveaux principaux d’une WBS :
Niveau 1: le premier niveau de la WBS représente le projet global et définit les grands objectifs à atteindre. Il peut inclure plusieurs phases et peut couvrir une période de temps relativement longue. Par exemple, si le projet consiste à construire une maison, le niveau 1 de la WBS peut inclure des objectifs tels que"construire une maison".
Niveau 2: le deuxième niveau de la WBS consiste en la décomposition du projet en phases principales. Chaque phase est une étape du projet qui doit être réalisée pour atteindre l'objectif final. Les phases sont généralement des éléments clés dans la réalisation du projet. Par exemple, les phases d'un projet de construction d’une maison peuvent inclure la planification, la construction de la structure, l'installation des équipements, etc.
Niveau 3: le troisième niveau de la WBS est la décomposition de chaque phase en livrables. Chaque livrable est un produit, un service ou un résultat spécifique à fournir pour achever la phase. Par exemple, les livrables pour la phase de planification pourraient inclure la définition des spécifications et la création des plans de construction.
En général, une WBS comporte au moins trois niveaux de décomposition, qui incluent le niveau 1 pour le projet global, le niveau 2 pour les phases principales et le niveau 3 pour les livrables. Cependant, il est possible d'avoir plus de niveaux en fonction de la complexité du projet et de la nécessité de détailler davantage la décomposition des tâches. C’est pour cela, qu’avec LUCKiwi, vous pouvez définir un nombre de niveau illimité.
Voici un exemple d'un projet informatique expliquant la réalisation d'une structure de découpage de projet (SDP/WBS).
Étape 1 : définir les objectifs et les enjeux du projet à livrer
Il est important de comprendre les objectifs et les enjeux de votre projet avant de commencer à décomposer le travail en tâches plus petites.
Par exemple, dans le cadre d'un projet de développement d'une application mobile de gestion de tâches, les objectifs pourraient être d'offrir une interface conviviale, une synchronisation en temps réel et une gestion efficace des tâches.
Cette étape est essentielle pour avoir une vision claire des résultats attendus. Elle permet également de s'assurer que toutes les parties prenantes du projet ont une compréhension commune des objectifs et des enjeux. Une fois que les objectifs sont clairement définis, il est plus facile de déterminer les différentes tâches et sous- tâches nécessaires et de donner du sens à celles-ci pour atteindre ces objectifs.
Étape 2 : identifier les livrables
Les livrables représentent les résultats finaux attendus du projet. Ils définissent clairement ce que le projet doit accomplir. Ces livrables doivent être détaillés et précis pour faciliter leur suivi et leur validation ultérieure.
Par exemple, dans le projet de développement de l'application mobile de gestion de tâches, les livrables pourraient inclure une version bêta de l'application avec des fonctionnalités de base, une documentation utilisateur et un guide de déploiement.
Cette étape est importante car elle garantit que tous les objectifs du projet sont bien définis. Elle est également appelée la règle des 100%.
Étape 3 : décomposition des livrables en sous-livrables
À ce stade, vous pouvez commencer à décomposer le travail en sous-tâches de niveau inférieur et plus gérables en utilisant une méthode de regroupement logique. Par exemple, vous pouvez diviser les tâches en fonction des zones fonctionnelles, des phases de projet ou des ressources nécessaires.
Dans le projet de développement de l'application mobile, la décomposition des livrables en sous-livrables pourrait impliquer la création de modules distincts pour la gestion des tâches, la gestion des utilisateurs et la synchronisation des données.
Étape 4 : organiser les sous-livrables en une hiérarchie
Les sous-tâches doivent être organisées en une hiérarchie où chaque niveau représente un niveau de détail supplémentaire du niveau supérieur. La hiérarchie doit être logique et facile à comprendre.
Le meilleur outil pour créer une WBS
La mise en place d'une WBS nécessite l'utilisation d'outils de gestion de projet. C'est là que LUCKiwi, un logiciel de gestion de projet tout-en-un, entre en jeu. Ce logiciel offre une gamme complète de fonctionnalités pour faciliter la planification, la gestion et le suivi de projet, y compris la création d'une WBS.
Voici les 5 principales raisons pour lesquelles vous devriez vous tourner vers la SDP de LUCKiwi pour réussir vos projets et créer simplement un organigramme de tâches :
Division illimitée
Vous n'avez aucune contrainte sur le nombre de niveaux de tâches et de sous-tâches que vous souhaitez définir pour mener à bien votre projet. Tant que vos tâches et sous-tâches vous paraissent encore complexes, grâce à LUCKiwi, vous pouvez continuer à les diviser en sous-tâches plus petites. Vous vous arrêtez lorsque vos sous-tâches semblent assez petites et faciles à faire.
Facile
LUCKiwi WBS est facile à utiliser. Avec sa fonction glisser-déposer, il permet à l'utilisateur d'organiser rapidement toutes les tâches et sous-tâches dans le bon ordre hiérarchique. De plus, faire glisser une tâche parent composée de sous-tâches fera également glisser toutes les sous-tâches enfants, ce qui est pratique pour faire gagner du temps à l'utilisateur.
Configurable
LUCKiwi WBS s'adapte à vos besoins. Non seulement, vous pouvez modifier la structure des tâches et des sous-tâches, mais vous pouvez également définir d'autres informations. Telles que l'ajout et la modification de la description de la tâche, du propriétaire de la tâche et des fichiers.
Accessible
Vous pouvez accéder à la WBS de LUCKiwi via n'importe quel appareil que vous utilisez (un ordinateur, une tablette, un smartphone), avec autant d'appareils que vous le souhaitez et sans aucune installation requise. Tout ce dont vous avez besoin, c'est d'Internet.
Support
Nous offrons un excellent support client. Si vous avez des questions ou avez besoin de précisions sur nos offres, notre service client se fera un plaisir de vous aider et de répondre à toutes vos questions.
En conclusion, la création d’une WBS n’est pas difficile si vous utilisez un outil de gestion de projet adapté.
Si vous cherchez un moyen efficace de gérer vos projets avec une WBS, vous devez absolument essayer LUCKiwi. C'est un outil de gestion de projet tout-en-un qui vous permettra de créer facilement une SDP, de suivre la progression de votre projet et de collaborer efficacement avec votre équipe. N'hésitez pas à l'essayer dès maintenant et à découvrir toutes ses fonctionnalités !