Wie kann man seine Zeit mit Hilfe von Zeitmanagement-Tools effektiv verwalten?

Wir haben oft das Sprichwort gehört, "Zeit ist Geld", dennoch gelingt es den meisten von uns manchmal nicht, unsere Zeit richtig zu verwalten, und wir müssen Überstunden machen, um bestimmte Aufgaben zu erledigen.

Wahrscheinlich sagen Sie jetzt, was ist das Problem, wenn wir mehr Stunden arbeiten müssen, um bestimmte Aufgaben zu erledigen? Warum ist es notwendig, Zeit gut zu verwalten?

Wir leben in einem Jahrhundert, das als das vernetzte Jahrhundert anerkannt ist, in dem alles beschleunigt ist und jede Minute zählt. Außerdem ist Zeit eine knappe Ressource, und jeder hat die gleiche Zeit, also wissen einige Leute, wie sie ihre Zeit weise verwalten, während andere sie verschwenden.

Folglich nutzen die produktivsten Menschen jeden Moment und wissen, wie sie sich und ihrer Umgebung den größten Mehrwert bieten können, während andere, die prokrastinieren und diese Ressource verschwenden, sich deprimiert und ineffektiv fühlen können.

Daher ist es wichtig zu wissen, wie man seine Zeit gut verwaltet, und noch besser, sie effektiv zu verwalten, da dies finanzielle Gewinne sowie Zufriedenheit und Stolz auf sich selbst bringt.

Gute Nachrichten, es gibt mehrere Methoden, die verwendet werden können, um unser Zeitmanagement zu verbessern.

In diesem Artikel werde ich drei Methoden vorstellen, die Ihnen helfen können, Ihre Zeit besser zu verwalten und vor allem Phrasen wie "Puh, ich habe noch diese Aufgaben zu erledigen und muss sie heute fertigstellen" oder "Ich habe es nicht geschafft, diese Arbeit zu erledigen oder dieses Buch zu lesen, weil ich keine Zeit hatte" zu verbannen.

Beginnen wir mit der Definition des Zeitmanagements.

Was ist Zeitmanagement?

Zeitmanagement ist eine wesentliche Fähigkeit, die die Organisation und Planung umfasst, wie man seine Zeit zwischen verschiedenen Aktivitäten aufteilt. Gutes Zeitmanagement ermöglicht eine erhöhte Effizienz und Produktivität, während der Stress reduziert wird und gewährleistet wird, dass jede Minute des Tages optimal genutzt wird. Es beinhaltet das Setzen von Prioritäten, das Definieren klarer Ziele und die Einrichtung von Methoden zur Verfolgung und Kontrolle der für bestimmte Aufgaben aufgewendeten Zeit. Dies umfasst auch die Anpassung an Unterbrechungen und unerwartete Ereignisse auf flexible Weise, während der Fokus auf den gewünschten Ergebnissen bleibt. In der Praxis bedeutet Zeitmanagement oft die Verwendung von Werkzeugen und Techniken wie Kalendern, Aufgabenlisten, Zeitverfolgungs-Apps und Planungsstrategien, die alle darauf ausgelegt sind, die persönliche und berufliche Produktivität zu optimieren.

Um seine Zeit gut zu verwalten, ist es notwendig, klare Ziele zu setzen.

Wie verwaltet man seine Zeit gut?

Um ein erfolgreiches Zeitmanagement zu erreichen, ist es wichtig, einen strukturierten und bewussten Ansatz zu verfolgen. Beginnen Sie damit, Ihre kurz- und langfristigen Ziele klar zu definieren und sicherzustellen, dass sie spezifisch, messbar, erreichbar, realistisch und zeitgebunden (SMART) sind.Hier ist ein Artikel, der Ihnen helfen kann, die SMART-Methode besser zu verstehen.

Priorisieren Sie Ihre Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit und verwenden Sie Planungswerkzeuge wie Kalender oder spezielle Apps, um Ihre täglichen Aktivitäten zu organisieren. Richten Sie Zeitblöcke für bestimmte Aufgaben ein, während Sie offene Zeitfenster für unerwartete Ereignisse lassen. Vermeiden Sie Multitasking, da dies die Qualität der Arbeit und die Effizienz verringern kann, und machen Sie regelmäßig Pausen, um ein hohes Konzentrationsniveau aufrechtzuerhalten. Schließlich bewerten Sie regelmäßig Ihre Zeitmanagement-Methoden und passen Sie sie nach Bedarf an, um Ihre Effizienz kontinuierlich zu verbessern und Ihre Ziele effektiver zu erreichen.

Hier sind einige Methoden, um Ihre Zeit besser zu verwalten.

Drei Methoden, die man kennen sollte, um seine Zeit besser zu verwalten:

Methode 1: ALPEN

Diese Methode deutschen Ursprungs wird für ein effektives Tagesmanagement empfohlen.

Sie wurde vom Deutschen Lothar J. Seiwert entwickelt, um Menschen zu helfen, ihre Tage besser zu organisieren und zu verwalten.

Diese Technik empfiehlt, identifizierte Aufgaben nur für 60% der verfügbaren Zeit jeder Person zu planen. Die restlichen 40% der Zeit sind für die Verwaltung unerwarteter Ereignisse reserviert.

Wie soll diese Zeitmanagement-Methode konkret angewendet werden?

Jeder Tag sollte durch die Organisation der zu erledigenden Aufgaben in realistischen Zeitspannen gekennzeichnet sein. Dazu empfiehlt die ALPEN-Methode, fünf Schritte zu befolgen:

• A – Alle Aufgaben: Listen Sie alle bekannten Aufgaben des Tages auf, die zu erledigen sind; mit anderen Worten, identifizieren Sie Ihre To-Do-Liste.
• L – Länge: Schätzen Sie die Dauer jeder zu erledigenden Aufgabe. Natürlich sollte diese Dauer realistisch sein.
• P – Pufferzeit: Identifizieren Sie die Zeitfenster, die für jede Aktivität eingehalten werden müssen. Wie im zweiten Schritt sollten auch die Zeitfenster realistisch sein.
• E – Entscheidungen: Sobald alle Aufgaben aufgelistet sind, ist es notwendig, sie zu sortieren, um zu erkennen, ob einige delegiert oder verschoben werden können.
• N – Nachkontrolle: Dieser letzte Schritt ermöglicht es, den Fortschritt des Tages zu überprüfen, um die Aktivitäten für den nächsten Tag besser zu planen.

Methode 2: Die Eisenhower-Matrix

Diese Methode, die darauf abzielt, Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit zu priorisieren, wurde aus einem Zitat von Dwight D. Eisenhower, dem 34. Präsidenten der Vereinigten Staaten, entwickelt.

Das Zitat lautet: "Was wichtig ist, ist selten dringend, und was dringend ist, ist selten wichtig."

Wie sieht diese Matrix konkret aus und wie kann sie angewendet werden, um Ihre Zeit besser zu verwalten?

Diese Methode klassifiziert Aufgaben nach zwei Achsen: Dringlichkeit und Wichtigkeit. Sie hilft dabei, Aufgaben zu identifizieren, die erledigt, geplant, delegiert oder von Ihrer To-Do-Liste gestrichen werden müssen (siehe Matrix unten):

Methode 3: Das Pareto-Prinzip

Das Pareto-Prinzip oder die 80-20-Regel ist ein Prinzip, das von Vilfredo Pareto, einem italienischen Ingenieur, Soziologen und Ökonomen, entwickelt wurde.

Dieses Prinzip zeigt, dass 80% der bedeutendsten Ergebnisse/ Auswirkungen aus 20% der Ursachen resultieren und nur 20% der Ergebnisse aus 80% des Aufwands resultieren. Dieses Prinzip kann in allen Bereichen angewendet werden: Projektmanagement, Zeitmanagement, Umwelt, Finanzen...

Um es im Zeitmanagement anzuwenden und die Produktivität zu steigern, ist es wichtig, zu wissen, wie man seine täglichen Arbeitsaktivitäten priorisiert.

Dazu wird empfohlen, Aufgaben zu priorisieren, indem man über Ergebnisse vs. Aufwand nachdenkt, den Arbeitstag mit Maßnahmen beginnt, die 80% positiven Effekt und Mehrwert haben, und Aktivitäten mit nur 20% Auswirkung für das Ende des Tages lässt.

Die ordnungsgemäße Anwendung dieser Technik erfordert auch zu wissen, wie man Nein zu unwesentlichen Aufgaben sagt oder wie man sie delegiert, wenn sie erledigt werden müssen.

Welche Werkzeuge verwendet man für das Zeitmanagement?

In der Welt der Zeitmanagement-Tools zeichnet sich unsere Anwendung Luckiwi durch ihre Fähigkeit aus, die Zeit effektiv und intuitiv zu verfolgen. Speziell entwickelt, um den Bedürfnissen moderner Fachleute, einschließlich der Industrie, gerecht zu werden, bietet Luckiwi fortschrittliche Funktionen zur Verfolgung und Analyse der für verschiedene Aufgaben aufgewendeten Zeit. Diese Anwendung misst nicht nur die Produktivität, sondern identifiziert auch Effizienzbereiche und Verbesserungsmöglichkeiten. Mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche und mehreren Integrationen fügt sich Luckiwi nahtlos in den Alltag von Fachleuten ein und erleichtert eine präzisere und proaktivere Zeitverwaltung.

Es gibt 5 Prinzipien, die Ihnen helfen können, das Zeitmanagement gut zu beherrschen.

Was sind die 5 Hauptprinzipien des Zeitmanagements?

Die fünf Hauptprinzipien des Zeitmanagements bieten einen Rahmen, um die Produktivität und Effizienz in allen Lebensbereichen zu verbessern. Erstens ist die Planung entscheidend; sie beinhaltet das Setzen klarer Ziele und die strategische Zuweisung von Zeit, um diese zu erreichen. Zweitens ermöglicht die Priorisierung, wesentliche Aufgaben von weniger wichtigen zu unterscheiden und sich auf das zu konzentrieren, was den größten Wert schafft. Drittens ist die effektive Delegation von Verantwortlichkeiten unerlässlich, um die verfügbaren Ressourcen zu maximieren und die Arbeitsbelastung zu reduzieren. Viertens ist das Setzen von Grenzen notwendig, um die eigene Zeit vor Unterbrechungen und Ablenkungen zu schützen und eine ununterbrochene Konzentration auf Prioritätsaufgaben zu gewährleisten. Schließlich lädt das Prinzip der Reflexion und Anpassung dazu ein, regelmäßig die eigenen Arbeitsmethoden zu überprüfen und sie basierend auf den Ergebnissen und dem Feedback anzupassen, um eine kontinuierliche Optimierung des Zeitmanagements zu erreichen. Wenn diese Prinzipien konsequent angewendet werden, können sie die Art und Weise, wie man seine Zeit und Verpflichtungen verwaltet, radikal verändern.

In diesem letzten Teil des Artikels werden wir uns das Zeitmanagement bei der Arbeit ansehen.

Wie organisiert man sich bei der Arbeit?

Sich bei der Arbeit zu organisieren ist entscheidend, um die Effizienz zu steigern und den Stress zu reduzieren. Dazu wird empfohlen, jeden Tag mit einer Liste von Prioritätsaufgaben zu beginnen. Diese Liste sollte realistisch sein und die verfügbare Zeit und die bevorstehenden Fristen berücksichtigen. Die Verwendung digitaler Werkzeuge wie Projektmanagement-Apps oder gemeinsamer Kalender kann helfen, Fristen zu visualisieren und die Bemühungen mit den Kollegen zu koordinieren. Es ist auch wichtig, einen ordentlichen Arbeitsplatz zu erhalten, da eine saubere und organisierte Umgebung die Konzentration fördert. Das Festlegen von ununterbrochenen Arbeitszeiten, oft als Zeitblöcke bezeichnet, ermöglicht es, sich ganz einer Aufgabe ohne Ablenkung zu widmen. Schließlich ist es wichtig, sich täglich Zeit zu nehmen, um die eigene Organisation basierend auf den erzielten Ergebnissen und unerwarteten Ereignissen zu überprüfen und anzupassen, um flexibel und effizient zu bleiben.

Fazit:

Wie bereits zu Beginn des Artikels erwähnt, gibt es mehrere Methoden, die den Menschen helfen, ihre Zeit effektiver zu verwalten, aber unabhängig von der gewählten Methode ist Disziplin unerlässlich, um den größtmöglichen Nutzen daraus zu ziehen.

Artikel geschrieben von Sara MOUDRIK HORN