Le guide ultime des outils de gestion de projet
Vous êtes-vous déjà demandé ce que sont les outils de gestion de projet et comment Utilise les? Alors vous êtes exactement ici.
Dans cet article, nous expliquerons pourquoi vous utilisez une gestion de projet outil, quelles fonctionnalités sont incluses dans ces outils de gestion de projet et vous donne enfin un aperçu qui vous aidera à choisir le bon outil de gestion de projet adapté à votre façon de travailler et à votre type de projet. Prêt? Allons-y.
L'incroyable évolution des outils de gestion de projet depuis la Pierre Âge jusqu'à aujourd'hui
D'accord, pour mettre les choses au clair, vous n'avez pas besoin d'un ordinateur puissant ou d'un solution coûteuse pour faire de la gestion de projet. Monuments de l'Antiquité les civilisations nous rappelleront toujours ce qui est possible sans ordinateur, ou disons un crayon à la main.
Par exemple, pour construire un temple, il faudrait que vous commandiez le bon quantité de pierres au bon moment, placez-les au bon endroit, et disposer de ressources suffisantes pour assembler les pierres avant la date limite. En fonction de l'environnement de travail global, vous avez besoin d'un outil avec le bonnes fonctionnalités comme la planification, la gestion des ressources, les notes ou autres pour gérer la complexité.
À mesure que la gestion de projet évoluait au fil du temps, passant d'une approche plus classique en cascade ou Gestion de projet en cycle en V jusqu'au développement agile plus récent, projet les méthodologies et outils de gestion ont été améliorés et adaptés. Traditionnellement, la gestion du projet est confiée à un personne - le chef de projet - qui est chargée de suivre les l'avancement du projet et qui passe beaucoup de temps à communiquer et recueillir des informations pour mettre à jour l'état du projet. De nos jours, non seulement le chef de projet est souvent tenu au courant, mais l'ensemble du projet l'équipe de direction communique et échange des informations au quotidien base. Il existe plusieurs avantages évidents pour réussir un projet. Les membres de l'équipe sont informés des changements, des risques ou des retards non seulement pendant la réunion de gestion de projet, mais en continu dans le temps. Pour les grands projets, l'outil de gestion de projet assiste le chef de projet et l'équipe en montrant la bonne information au bon moment. Équipe les membres peuvent soumettre des modifications sans passer par le chef de projet. Tout cela s'ajoute à un flux de travail meilleur et continu où les membres de l'équipe sont moins interrompu par les appels et les emails et donc plus productif.
Fonctionnalités les plus importantes qui existent pour les outils de gestion de projet
Voici les compétences les plus importantes définies par un projet réussi managers que vous devriez acquérir :
- Collaboration: Travailler seul sur un petit projet, c'est parfait. Mais lorsqu'il s'agit de grands projets, il est beaucoup plus facile de utiliser un outil collaboratif pour augmenter la productivité des membres de l'équipe.
- Diagramme de Gantt: Visualiser les tâches au fil du temps est souvent un doit lors de la planification d'un projet. Vous pouvez également afficher les dépendances entre tâches et ressources allouées, ce qui se traduit par une image facile à comprendre de ce qui se passe au fil du temps.
- Kanban: De nos jours, de nombreux projets utilisent Kanban méthodologie. C'est très clair et facile à comprendre. Le statut de les tâches sont affichées dans différentes colonnes, vous donnant un bon aperçu de ce que sont les heures supplémentaires, ce qui doit être fait et ce qui est prévu.
- Graphiques et KPI (Key Performance Indicators) :Quoi de plus agréable que d'afficher le nombre de tâches en retard dans un diagramme circulaire? Les graphiques et les KPI vous aident à communiquer facilement sur le projet progresser et repérer les problèmes et les risques avant qu'il ne soit trop tard.
- Liste de tâches: La bonne vieille liste de choses à faire ou liste de tâches est l'un des outils de gestion de projet les plus anciens et les plus utilisés. Il vous aide à visualiser côte à côte différents aspects d'une tâche. Les listes de tâches bien faites peuvent être personnalisées et sont belles merci à leurs éléments graphiques tels que les icônes et les dégradés de couleurs ou ombres.
- Bloc-notes:Il est utile de prendre des notes. Il y a toujours des moments dans les projets lorsque vous devez vous souvenir des décisions et des stratégies prises plus tôt dans le projet. Un outil permettant de regrouper toutes vos notes au même endroit peut s'avérer très utile. aide car vous n'avez pas à parcourir des tonnes d'e-mails et chaque équipe le membre a accès.
- SDP (Structure de Découpage du Projet) Décomposer un projeter en parties plus simples et plus faciles à gérer jusqu'à ce que ce soit facile à faire. partie de la plupart des projets. Il existe peu d'outils sur le marché pour vous aider avec cette tâche. Représenter un projet sous forme de structure de répartition du travail est une autre façon de réduire la complexité et d'éviter les oublis.
- Backlog: Lorsque vous devenez agile, vous avez besoin d'un backlog. Les backlogs sont utiles pour répertorier et hiérarchiser les fonctionnalités.
- Resource Leveling: Pas assez de ressources? Si vous êtes ayant des problèmes d'allocation des ressources et de charge de travail au fil du temps, vous avez besoin d'un outil de nivellement des ressources. Cela vous aide à équilibrer vos journées de travail entre travailler et surmener, en évitant que les membres de votre équipe partent avec les burn-outs et la surréservation de vos machines.
- Vacances: Oui, non seulement les gens ont besoin de vacances, les machines ont également besoin d'entretien. Avec un planificateur de vacances intégré, vous n'aurez plus jamais de concurrence entre les objectifs de votre projet et la lune de miel des membres de votre équipe à Paris. Vos machines s'arrêtent pendant la maintenance et ne produit aucun problème de qualité.