Warum ist die Rolle eines Projektmanagers wichtig?

Haben Sie sich schon einmal gefragt, warum die Rolle eines Projektmanagers so wichtig ist?

Viele denken, Projektmanagement ist eine relativ einfache Angelegenheit und fast jeder ambitionierte Mitarbeiter kann damit zurechtkommen.

Warum also sollte ein Unternehmen Projektmanager einstellen, oder für externes Projektmanagement Geld ausgeben? Alles in allem kostet ein Projektmanager viel Geld für ein Unternehmen.

Projektmanagement bedeutet viel mehr, als nur einem Plan zu folgen und das Budget zu überwachen. Es geht nicht nur darum, ein Projekt vom Anfang bis zum Ende zu begleiten und ein Resultat innerhalb eines Zeitrahmens unter Beachtung von Projekt- und Kostenzielen zu erreichen. Wichtig ist darüber hinaus, die Überzeugung aller mehr oder minder Beteiligten zu erlangen (Kunden, Sponsoren, Lieferanten, Teammitglieder und Unterstützer), um alle Anforderungen, Herausforderungen und Risiken zu meistern, bzw. alle Bedenken auszuräumen.

Im Folgenden sind die wichtigsten Punkte hervorgehoben warum Projektmanagement durch einen Projektmanager notwendig und wichtig ist:

Wissen, wie man mit anderen kommuniziert und interagiert:

Haben Sie schon einmal eine erfolgreiche Fußballmannschaft ohne Spielführer gesehen? Oder ein Schiff ohne einen Kapitän? Für ein erfolgreiches Projektmanagement gilt die gleiche Logik.

Mit allen Beteiligte zu kommunizieren, ist die wichtigste Aufgabe des Projektmanagers. In diesem Fall zu wissen wie man kommuniziert und wie man leitet ist eine wichtige Eigenschaft eines Projektleiters.

Ein Projektmanager muss über gute Führungseigenschaften verfügen, Zielsetzungen klar formulieren, sicherstellen dass jeder Beteiligte seine Aufgaben und Zuständigkeiten kennt, fähig sein mit allen Interessengruppen zusammen zu arbeiten und eine klare Vision für alle Teammitglieder aufzeigen können.

Ausrichtung der Interessen der beteiligten Personen:

Dies ist ein weiterer Grund, warum Projektmanagement wichtig ist. Ein Projektmanager hilft dabei, die Umsetzung der Projekte mit der Strategie, der Vision und den Zielen der Organisation in Einklang zu bringen, und muss dem Team helfen, die gleiche Sichtweise zu teilen.

Um sicher zu stellen, dass alle Beteiligten, einschließlich Kunden, Sponsoren und Teammitglieder wissen worum es geht, sollte ein Projektmanager stets auch ein Moderator, ein guter Kommunikator und Botschafter sein und verschiedene Vokabeln und Jargons zu verwenden wissen.

Er muß ebenso sicherstellen, dass die Projektergebnisse einen Mehrwert ergeben und mit der Unternehmensstrategie übereinstimmen. Grundlegend hierzu sind die Kenntnisse der Unternehmensorganisation und des Geschäftsbereiches.

Umgang mit internen und externen Hindernissen:

Ein weiterer wesentlicher Punkt des Projektmanagements liegt darin, alle Hindernisse zu erkennen und unter Kontrolle zu bringen.

Ein Projektmanager verbringt seine Zeit damit, interne und externe Einschränkungen zu verwalten, wie z. B. Kostenkontrolle, Zeitplan, Qualität, Umfang und Verwaltung von Änderungen.

Planungskontrolle sicherstellen:

Projektmanager überwachen die Kosten sorgfältig um sicher zu stellen, dass die projektierten Kosten nicht überschritten werden.

Projektmanager versuchen auch, alle Risiken zu identifizieren, die ein Projekt über das Budget hinaus führen könnten, und sie zu mindern, indem sie Maßnahmen antizipieren, um steigende Kosten zu vermeiden.

Sollte das Projekt den Kostenrahmen überschreiten, so verhandelt der Projektmanager, soweit für das Projekt sinnvoll und für das Unternehmen nützlich, eine Erhöhung des vorhandenen Budgets.

Kontrollzeitplan:

Wir leben in einer Welt in welcher der Wettbewerbsdruck immer mehr zunimmt. Dies bringt Projektaktivitäten unter erheblichen Druck. Um dennoch eine gute Arbeitsatmosphäre zu gewährleisten muß der Projektmanager einen ambitionierten, aber akzeptablen Projektplan erstellen und diesen auch überwachen.

Dies ist essentiell, damit der Projektmanager im Falle von Projektverzögerungen rechtzeitig eingreifen kann. Beispielsweise kann mit kritischen Aktivitäten bevorzugt begonnen werden, weniger wichtige Aktivitäten können mehr zum Ende hin verschoben werden. Fehlende Ressourcen oder Risiken im Projektverlauf können vorweg erkannt und vorgezogen bearbeitet werden. Dies hilft insbesondere den beteiligten Teams, Probleme zu lösen und somit den Zeitrahmen einzuhalten.

Qualitätskontrolle:

Es liegt im Aufgabenbereich des Projektmanagements die Qualität der abzuliefernden Resultate zu garantieren.

Während jeder Projektphase führt der Projektmanager entsprechende Tests durch, um sicher zu stellen, dass die Projektergebnisse den Ansprüchen und Erwartungen gerecht werden.

Umfang kontrollieren und Änderungen verwalten:

Diese beiden Punkte sind eng miteinander verbunden. Der Projektmanager überwacht den Projektverlauf und managet ggf. Änderungen, welche die Grundzüge des Projekts beeinflussen.

Diese Vorgehensweise ist insofern wichtig, damit Stakeholder und Teammitglieder auf den Projektverlauf und das zu erwartende Ergebnis fokussiert bleiben. Dafür sollten Projektmanager den tatsächlichen Umfang klarmachen und kontrollieren, um sicherzustellen, dass das, was geliefert wird, abgeschlossen ist und den Erwartungen entspricht. Während des Projektlebenszyklus können Änderungen eintreten, daher sind Projektmanager bereit diese Änderungen zu begrüßen, wenn diese relevant erscheinen, um die Kundenzufriedenheit zu maximieren

Prüfen und Anpassen:

Kontinuierliches Lernen gehört ebenfalls zu einem erfolgreichen Projektmanagement um somit resultatorientiert zu agieren. jeweiligen Projektphase gut lief und wo Verbesserungen erforderlich sind.

Projektmanager lernen kontinuierlich aus dem, was in ihren Projekten gut und was schief gelaufen ist. Dank Lessons Learned, Retrospektive oder Inspektions- und Anpassungssitzungen listen sie Maßnahmen auf, die erfolgreich waren, um sie zu behalten. Sie identifizieren Maßnahmen, die anders gemacht werden sollten, um sie in ihren zukünftigen Projekten anzuwenden, und listen Fehler auf und Maßnahmen, die gestoppt werden sollten. Zu guter Letzt feiern sie mit dem Team die Leistungen und zögern nicht, ihnen für die geleistete Arbeit zu gratulieren.

Schlussfolgerung:

Ein professionelles Projektmanagement ist für jegliche Art von Organisation unabdinglich, welche sich mit Projektmanagement beschäftigt.

Ohne erfahrene Projektmanager wird jedes Projekt aus dem Ruder laufen, oder das Budget überschreiten, oder auch mit Verspätung abschließen. Ein gutes Projektmanagement ist deshalb so wichtig, weil Projetmanager sicherstellen, dass Teams motiviert bleiben und darauf fokussiert werden, welche Arbeitsschritte durchzuführen sind um einen Mehrwert zu garantieren.

Artikel geschrieben von Sara MOUDRIK HORN