Warum Protokolle schreiben?

Besprechungen, die als notwendiges Kommunikations- und Kollaborationsmittel angesehen werden, um Projekte voranzutreiben, Teilnehmer zum Sprechen zu bringen und Entscheidungen zu treffen, werden am Arbeitsplatz immer unvermeidlicher.

Am Ende jeder Besprechung sollte ein Protokoll an alle beteiligten Personen, einschließlich Abwesender und Entschuldigten, gesendet werden.

Um ein Protokoll zu senden, muss es zunächst geschrieben werden. Viele Menschen könnten jedoch diese Aufgabe als zeitaufwändig betrachten und sich fragen, welchen Nutzen es hat, Besprechungsprotokolle zu schreiben.

Was ist der Nutzen von Protokollen?

Es gibt viele gute Gründe, Besprechungsprotokolle zu schreiben. Hier sind einige davon:

Ein Protokoll dient als Referenz. Man kann darauf zurückgreifen, um sich daran zu erinnern, was während der Besprechung beschlossen wurde.

• Ein Protokoll hält eine schriftliche Aufzeichnung aller Aussagen und Beschlüsse der Teilnehmer während der Besprechung fest.
• Ein Protokoll dient als Grundlage für die Vorbereitung der nächsten Besprechung.
• Ein Protokoll dient als Kommunikationskanal. Es informiert die Abwesenden oder Entschuldigten über die getroffenen Entscheidungen, so dass alle Betroffenen den Fortschritt des Themas in Ruhe verfolgen können und genau wissen, was von ihnen und ihren Kollegen erwartet wird.

Welche wichtigen Informationen sollten in ein Protokoll aufgenommen werden?

Ein Besprechungsprotokoll ist ein wichtiges Dokument, das die Diskussionen und Entscheidungen während einer Besprechung zusammenfasst. Hier sind die wichtigsten Informationen, die enthalten sein sollten:

1. Grundlegende Informationen:
   • Datum, Uhrzeit und Ort: Geben Sie an, wann und wo die Besprechung stattgefunden hat.
   • Teilnehmer: Liste der anwesenden und gegebenenfalls abwesenden Personen.
   • Leiter oder Vorsitzender der Besprechung: Name der Person, die die Besprechung geleitet hat.
2. Tagesordnung:
   • Besprochene Themen: Fassen Sie die Tagesordnungspunkte und die besprochenen Themen zusammen.
3. Details der Diskussionen:
   • Zusammenfassung der Diskussionen: Geben Sie einen Überblick über die Hauptdiskussionen, einschließlich der verschiedenen Standpunkte.
   • Aufgeworfene Fragen: Erwähnen Sie wichtige Fragen, die gestellt wurden, und von wem.
4. Getroffene Entscheidungen:
   • Beschlossene Maßnahmen: Notieren Sie alle während der Besprechung getroffenen Entscheidungen, einschließlich der zu ergreifenden Maßnahmen, der Verantwortlichen und der Fristen.
5. Aktionspunkte:
   • Zuweisungen: Wer was zu tun hat, mit spezifischen Details zu den zugewiesenen Aufgaben.
   • Fristen: Fälligkeitstermine für jede Aktion oder jedes Projekt.
6. Unterstützende Dokumente:
   • Besprochene oder präsentierte Dokumente: Verweisen Sie auf alle Dokumente, Präsentationen oder andere während der Besprechung verwendeten oder erwähnten Materialien.
7. Nächste Schritte und Folgedaten:
   • Nächste Besprechung: Datum und Ort der nächsten Besprechung, falls zutreffend.
   • Folgende Punkte: Themen, die bei der nächsten Besprechung besprochen oder abgeschlossen werden sollen.
8. Abschließende Bemerkungen und Beobachtungen:
   • Zusätzliche Kommentare: Fügen Sie alle Bemerkungen hinzu, die für das Verständnis des Protokolls oder für die Archivierung relevant sein könnten.

Durch die Aufnahme dieser Elemente wird Ihr Protokoll vollständig und bietet eine klare und nützliche schriftliche Aufzeichnung für alle Teilnehmer und diejenigen, die nicht teilnehmen konnten.

Wie schreibt man ein gutes Protokoll?

Ein gutes Protokoll sollte prägnant, klar und strukturiert sein.

Es sollte objektiv und getreu den Ablauf der Besprechung wiedergeben und dabei wesentliche Elemente wie identifizierte Prioritätsmaßnahmen und getroffene Entscheidungen hervorheben.

Dafür wird empfohlen:

• Das Protokoll während der Besprechung oder unmittelbar danach zu schreiben.
• Wenn Sie sich entscheiden, das Protokoll nach der Besprechung zu schreiben, sollten Sie Notizen machen, um nichts zu vergessen.
• In diesem Zusammenhang gibt es Tipps, die Ihnen helfen, alles aufzuzeichnen, z.B. das Aufzeichnen von Besprechungen über Teams oder andere Videokonferenz-Anwendungen, wenn die Besprechung remote stattfindet, oder mit Ihrem Diktiergerät bei einer persönlichen Besprechung. Unabhängig von der gewählten Lösung sollten Sie die Teilnehmer über die Aufzeichnung informieren.
• Verwenden Sie eine Protokollvorlage und füllen Sie sie vorab mit den Namen der Teilnehmer, dem Ort und der Uhrzeit der Besprechung sowie der Tagesordnung aus, um Zeit beim Schreiben zu sparen.
• Trennen Sie die Liste der Informationen, Entscheidungen und identifizierten Maßnahmen.
• Bezüglich der Liste der Informationen: Erinnern Sie an alle informativen Punkte, die während der Besprechung besprochen wurden.
• In Bezug auf die Liste der Entscheidungen: Geben Sie die Liste der während der Besprechung getroffenen Entscheidungen genau wieder und erinnern Sie für jede Entscheidung an die Entscheidungsträger.
• Zur Liste der Maßnahmen: Erinnern Sie an die identifizierten Maßnahmen und geben Sie die Namen der Verantwortlichen sowie die gewünschten Fristen an.
• Fügen Sie in das Protokoll Links oder Screenshots aller während der Besprechung verwendeten Arbeitsdokumente ein, damit die Teilnehmer bei Bedarf darauf zurückgreifen können. Fügen Sie beispielsweise Links zu während der Sitzung erstellten Mindmaps, Dateien oder Dashboard-Bildern hinzu, die mit den Teilnehmern geteilt wurden.

Hier ist ein Beispiel für ein klares und strukturiertes Protokoll:

Wie wählt man das richtige Werkzeug für Ihre Protokolle aus?

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Laden Sie die Protokollvorlage herunter

Fazit:

Abschließend wissen Sie nun, wie wichtig es ist, Besprechungsprotokolle zu schreiben. Sie können jetzt Ihre Protokollvorlage für Ihre nächsten Besprechungen vorbereiten.

Artikel geschrieben von Sara MOUDRIK HORN